Artículo 5.- Son documentos de archivo conforme a su definición y deberán integrarse en
expedientes, aquellos que cumplan con lo siguiente:
I. Sean recibidos y/o generados en el ejercicio de las atribuciones, funciones y competencias
conferidas al Instituto, las cuales están vinculadas a los procesos y procedimientos
normados y documentados, ello de acuerdo con el marco jurídico-administrativo aplicable
del Instituto;
II. Sean documentos originales que las personas titulares de las áreas productoras
determinen, envíen y/o reciban como sustento y/o evidencia del cumplimiento de las
funciones de acuerdo con sus facultades, competencias o funciones como personas
servidoras públicas del Instituto;
III. Su clasificación archivística se realice asignando el código de clasificación archivística por
el asunto que trate conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística del año en que
se genere y/o reciba el documento;
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
14
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
IV. Formen conjuntos de documentos organizados que se integran en expedientes y se
interrelacionen por asunto o tema;
V. Sean integrados en expedientes y serán sujetos de transferencia al archivo de
concentración como parte del ciclo vital de los documentos para cumplir su periodo de
guarda de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental, y
VI. De manera excepcional se considerarán documentos de archivo, las copias simples,
fotostáticas, certificadas e impresión digital. La persona titular del área productora dejará
constancia por escrito en el expediente respectivo, de la razón por la cual no se cuenta con
el original del documento que se trate, cuando sea su obligación contar con el mismo.
En el caso de los expedientes con valor contable, se integrarán en los términos que al efecto
establezca la normatividad contable institucional, así como la federal que resulte aplicable para el
Instituto.
Para su manejo deberán observarse las técnicas de conservación preventiva que para tal efecto
establezca el Área Coordinadora de Archivos, particularmente los que pertenezcan a series
documentales que en el Catálogo de Disposición Documental estén señaladas con valor histórico.
En el caso de los instrumentos de captación de información contestados y los formatos de control
estadístico en soporte de papel utilizados de acuerdo con la normatividad aplicable en el Instituto en
los procesos para la generación de estadística de censos, conteos y encuestas, únicamente deberán
registrarse como expedientes en el M AT, y para su tratamiento quedarán excluidos de la aplicación
de lo establecido en los artículos 24 segundo párrafo y 28 de los presentes Lineamientos. Para la
apertura y cierre de este tipo de expedientes se tomarán en cuenta las fechas del inicio y cierre de
los procesos referidos.