Artículo 3.- Para los efectos de estos Lineamientos se entenderá por:
I. Administración de archivos: a la planeación, coordinación y control sistemático de la
organización y conservación de los documentos de archivo durante las diferentes etapas
del ciclo vital;
II. Archivo: al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por las áreas
productoras del Instituto en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia
del soporte, espacio o lugar que se resguarden;
III. Archivo de concentración: al integrado por documentos transferidos desde las áreas
productoras, organizados en expedientes, cuyo uso y consulta es esporádica, y que
permanecen en él hasta su disposición documental;
IV. Archivo de trámite: al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano, organizados
en expedientes, y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas
productoras del Instituto;
V. Archivo histórico: al integrado por documentos de conservación permanente que fueron
dictaminados con valor histórico y de relevancia para la memoria nacional e institucional de
carácter público;
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
8
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
VI. Área Coordinadora de Archivos: la Dirección General Adjunta de Recursos Materiales
Servicios Generales en el Instituto;
VII. Área productora: a la que lleva a cabo la gestión documental, considerándose desde las
jefaturas de departamento hasta Presidencia y Junta de Gobierno del Instituto;
VIII. Áreas operativas: a las que integran el Sistema Institucional de Archivos, las cuales son la
unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso,
histórico;
IX. Baja documental: la eliminación de aquella documentación de archivo que haya prescrito
su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea
valor histórico, de acuerdo con la Ley General de Archivos y las disposiciones jurídicas
aplicables;
X. Catálogo de Disposición Documental: registro general y sistemático que establece los
valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición
documental de las series documentales establecidas en el Cuadro General de Clasificación
Archivística;
XI. Ciclo vital: las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su
producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un Archivo histórico;
XII. Clasificación archivística: la identificación y vinculación de documentos y expedientes a
las series documentales del Cuadro General de Clasificación Archivística;
XIII. Comité de Valoración: Comité de Valoración Documental del Instituto Nacional de
Estadística y Geografía. Grupo interdisciplinario que tiene por objeto coadyuvar en la
valoración documental, organización, conservación y destino final de los archivos del
Instituto;
XIV. Consejo Nacional de Archivos: órgano de coordinación del Sistema Nacional de
Archivos;
XV. Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar
la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los
documentos digitales a largo plazo;
XVI. Correspondencia: conjunto de documentos generados por las áreas productoras del
Instituto en ejercicio de sus funciones y atribuciones, tales como: oficios, notas, circulares
y controles, así como los documentos recibidos de remitentes externos, que se producen,
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
9
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
envían y/o reciben para formalizar la comunicación tanto entre áreas productoras como al
exterior del Instituto;
XVII. Cuadro General de Clasificación Archivística: instrumento técnico de control archivístico
que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones que derivan
del Reglamento Interior del Instituto Nacional de Estadística y Geografía;
XVIII. Disposición documental: la selección sistemática de expedientes de los archivos de
trámite o concentración cuyo plazo de conservación ha prescrito, y en su caso documentos
con valor histórico, con el fin de realizar transferencias o bajas documentales;
XIX. Documento de apoyo informativo: fotocopias o los duplicados de documentos originales,
no certificados, borradores, proyectos de documentos con versiones preliminares en tanto
carezcan de algún elemento o signo distintivo que les confiera el carácter de un documento
original; por lo que deberán permanecer bajo resguardo de las áreas hasta en tanto les
sean de utilidad para efectos de consulta y referencia; sin que puedan conservarse por un
plazo mayor a un año después de haber cumplido su propósito y que por esta naturaleza
no son transferibles al Archivo de Concentración;
XX. Documento de archivo: aquel que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal y/o
contable, producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o
funciones de las áreas productoras del Instituto, con independencia de su soporte
documental;
XXI. Documento de comprobación administrativa: aquel que se maneja de forma sistemática
en el curso de trámites administrativos o ejecutivos, tales como vales de fotocopias, fichas
de control, solicitudes de papelería, formatos, entre otros, por lo que su vigencia no
excederá de tres años a partir de que se hubiere generado o recibido y no deben transferirse
al Archivo de Concentración;
XXII. Documentos históricos: los que se preservan permanentemente porque poseen valores
evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman
parte íntegra de la memoria documental del Instituto;
XXIII. Encargado de la preservación y servicio de consulta: la persona o personas servidoras
públicas designadas en términos de lo dispuesto en el artículo 109 de los presentes
Lineamientos;
XXIV. Enlace de archivo de concentración: la persona o personas servidoras públicas
designadas en términos de lo dispuesto en el artículo 105 de los presentes Lineamientos;
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
10
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
XXV. Estabilización: procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración de
refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de
documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;
XXVI. Expediente: la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y
relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de las áreas productoras;
XXVII. Expediente híbrido: conjunto de documentos de archivo en soporte papel y documentos
de archivo en soporte electrónico correspondientes a un procedimiento administrativo,
cualquiera que sea el tipo de información que contengan;
XXVIII. Expediente tipo: la unidad documental que sirve de modelo a diferentes áreas productoras
para la integración uniforme de los documentos de archivo identificados dentro de una serie
documental del Cuadro General de Clasificación Archivística y que tienen relación entre sí,
por tratarse de un proceso o procedimiento específico;
XXIX. Ficha técnica de valoración documental: instrumento que permite identificar, analizar y
establecer el contexto y valoración de la serie documental;
XXX. Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto, que se
identifica con el nombre de INEGI;
XXXI. Gestión documental: tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital,
a través de la ejecución de procesos operativos para su recepción, producción, envío,
organización, acceso, consulta, conservación, preservación, valoración y disposición
documental;
XXXII. Guías de archivo documental: instrumentos de consulta archivística que detalla el número
de expedientes contenidos por series documentales de conformidad con el Cuadro General
de Clasificación Archivística, y su ubicación física, de los archivos de trámite, concentración
e histórico;
XXXIII. Instituto o INEGI: Instituto Nacional de Estadística y Geografía;
XXXIV. Instrumentos de apoyo: manuales, guías, instructivos, formatos u otro similar, generados
por la Dirección del Sistema Institucional de Archivos y utilizados por las áreas productoras
para facilitar la aplicación homogénea de los Lineamientos;
XXXV. Instrumentos de consulta: instrumentos que describen las series, expedientes o
documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental;
XXXVI. Instrumentos de control archivístico: instrumentos técnicos que propician la
organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
11
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
vital que son el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición
Documental;
XXXVII. Inventarios: instrumentos de consulta que describen a los expedientes por serie
documental, y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventarios
de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);
XXXVIII. Ley General: Ley General de Archivos;
XXXIX. Lineamientos: Lineamientos de Archivos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía;
XL. Listado de liberación: formato en el que se registran los principales datos de los
expedientes con plazo de conservación cumplido en la fase inactiva en archivo de
concentración para ser sometidos al proceso de valoración y se determine el destino final
correspondiente;
XLI. MAC: Módulo de Archivo de Concentración del SIA-Gestión y Archivos;
XLII. MAH: Módulo de Archivo Histórico del SIA-Gestión y Archivos;
XLIII. M AT: Módulo de Archivo de Trámite del SIA-Gestión y Archivos;
XLIV. MCC: Módulo de Control de Correspondencia del SIA-Gestión y Archivos;
XLV. Metadatos: conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos de archivo y su administración, a través del tiempo, y que sirven para
identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;
XLVI. Norma Técnica: Norma Técnica del Proceso de Producción de Información Estadística y
Geográfica para el Instituto Nacional de Estadística y Geografía;
XLVII. Organización: conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas realizadas por las áreas
productoras, destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos
documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la
inf ormación. Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de
documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones
mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los
expedientes;
XLVIII. Órgano colegiado: órgano administrativo integrado por un conjunto de personas
servidoras públicas, al que se le atribuyen funciones administrativas que emanan de las
atribuciones del Instituto;
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
12
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
XLIX. Patrimonio documental: a los documentos que por su naturaleza no son sustituibles y dan
cuenta de la evolución del Instituto;
L. Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite
y concentración y, en su caso, los periodos adicionales que establezcan las demás
disposiciones legales y administrativas aplicables en el Instituto;
LI. Preservación: conservación permanente de los documentos con valor histórico en el
Archivo histórico del Instituto;
LII. Programa anual: Programa anual de desarrollo archivístico;
LIII. Responsable de archivo de trámite: persona o personas servidoras públicas designadas
en términos de lo dispuesto en el artículo 102 de los presentes Lineamientos;
LIV. Sección: cada una de las divisiones del fondo documental establecidas en el Cuadro
General de Clasificación Archivística, basada en las atribuciones del Instituto;
LV. Serie: división de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en
el ejercicio de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo con un
asunto, actividad o trámite específico;
LVI. Servicios archivísticos: acciones para poner a disposición de manera controlada y
regulada, la documentación organizada en los archivos con fines de consulta institucional y
aprovechamiento social;
LVII. SIA-Gestión y Archivos: aplicación informática desarrollada y aplicada en el Instituto para
el control y automatización de los procesos operativos de la gestión documental y
administración de los archivos, apegada a la normatividad de la materia;
LVIII. Soportes documentales: medios en los cuales se contiene información además del papel,
siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos,
sonoros, visuales, entre otros;
LIX. Subserie: división de una serie documental;
LX. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica
de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse
de manera permanente, del archivo de concentración al Archivo histórico;
LXI. Unidad de resguardo: espacio físico destinado para la conservación de los expedientes
del archivo de concentración del Instituto;
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
MES
11
AÑO
2025
PÁGINA
13
LINEAMIENTOS DE ARCHIVOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA
LXII. Valor documental: condición de los documentos y expedientes que les confiere
características administrativas, legales, fiscales, contables; o bien históricas;
LXIII. Valor histórico: condición de los documentos y expedientes que les confiere
características evidenciales y testimoniales;
LXIV. Valoración documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los
valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les
confiere características específicas en los archivos de trámite o de concentración; o
evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, que se lleva a
cabo con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos
de conservación, así como para la disposición documental, y
LXV. Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones
jurídicas vigentes y aplicables en el Instituto.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL